Penjaminan Mutu di tingkat universitas dilakukan oleh Satuan Penjaminan Mutu (SPM), Penjaminan Mutu di tingkat fakultas dilakukan oleh Unit penjaminan mutu (UPM), dan Penjaminan Mutu di tingkat jurusan, dilakukan oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM). Tugas GPM di bawah kordinasi oleh UPM, sedangkan tugas UPM di bawah kordinasi SPM. Penjaminan mutu dilakukan melalui internal dan eksternal. Penjaminan mutu secara eksternal adalah melalui ISO dan BAN-PT. Sedangkan penjaminan mutu secara internal adalah melalui Audit Mutu Internal (AMI) dan Monitoring dan Evaluasi (monev).
Audit internal bertujuan untuk meningkatkan kualitas Program Studi dari segi asesmen dan pengembangan. Audit internal dilakukan setiap 1 tahun sekali. Audit internal oleh UM di bawah SPM tingkat Universitas melalui kegiatan AMI, dimana audit internal pada prodi dilakukan oleh GPM. Audit internal dilakukan untuk menjamin kualitas program studi dan berkelanjutan sesuai target berdasarkan 9 kriteria, meliputi: (1) visi, misi, tujuan dan strategi; (2) tata pamong, tata kelola, dan kerjasama; (3) mahasiswa; (4) SDM; (5) keuangan, sarana, dan prasarana; (6) pendidikan; (7) penelitian; (8) pengabdian kepada masyarakat; dan (9) luaran dan capaian Tridharma. Adapun tahapan yang dilakukan dalam audit internal AMI adalah sebagai berikut:
- Pengelola jurusan sebagai auditee, mengisi instrumen AMI secara online melalui laman yang telah disediakan SPM.
- GPM tingkat jurusan melakukan verifikasi terhadap isian dari instrumen AMI.
- GPM menyusun temuan-temuan yang didapatkan dalam tahap verifikasi dalam bentuk laporan ketidaksesuaian dan rencana tindak lanjut.
- GPM menyusun laporan AMI tingkat Program Studi.
Selain AMI, Penjaminan mutu di tingkat program studi juga dikhususkan pada aspek proses pembelajaran, melalui kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev). Monev dilakukan untuk menjamin mutu proses pembelajaran apakah sudah sesuai dengan lesson plan yang telah direncanakan, modul handbook yang telah dibuat, serta standar pendidikan UM yang telah ditetapkan. Pada pembelajaran, Monev dilakukan setiap semester sebanyak 3 kali, yaitu: (1) awal semester, yang meliputi penyampaian RPS pada mahasiswa, bentuk RPS yang disampaikan, bentuk bahan ajar yang diberikan, penggunaan SIPEJAR, rencana pendekatan/model/metode pembelajaran yang digunakan dan bentuk asesmen yang akan dilakukan, (2) tengah semester, yang meliputi pelaksanaan UTS, bentuk pelaksanaan UTS, pembahasan dan pengembalian hasil UTS, persentase ketercapaian RPS sampai dengan tengah semester ( pertemuan ke-8), dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan perkuliahan, dan (3) akhir semester, yang meliputi analisa soal UAS, tingkat pencapaian tujuan/kompetensi mata kuliah secara keseluruhan berdasarkan RPS, platform yang digunakan dalam perkuliahan, hambatan dalam pelaksanaan perkuliahan, aspek-aspek yang mendukung perkuliahan dan usulan untuk peningkatan mutu perkuliahan.
Penjaringan data monev pembelajaran diperoleh dari bagian akademik fakultas dan dilakukan secara online yang disebarkan pada dosen pengampu matakuliah. Selain rekapitulasi kuantitatif, laporan hasil monev juga termasuk hasil analisis SWOT (Strengthness, Weakness, Opportunity, Threatness) mengenai temuan dan rencana tindak lanjut dari monev. Di akhir pembelajaran juga disebarkan angket Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) terkait respon mahasiswa terhadap proses pembelajaran. Pertanyaan yang diajukan kepada mahasiswa diantaranya terkait sumber-sumber belajar yang mutakhir yang digunakan dalam perkuliahan, pemberian tugas-tugas dalam perkuliahan apakah menunjang tujuan perkuliahan, dan lain sebagainya.
Tindak lanjut berdasarkan monev dan angket respon pembelajaran dilakukan oleh koordinator prodi, ketua jurusan, dan pimpinan fakultas yang dibahas dalam rapat pimpinan secara rutin. Pada tingkat fakultas dilakukan tinjauan manajemen setiap tahun berdasarkan hasil dari audit internal maupun eksternal.
Selain itu, penjaminan mutu juga dilakukan dengan melakukan tracer study. Kegiatan tracer study dan survei kepuasan untuk menjaring informasi dilakukan di tingkat universitas maupun fakultas secara rutin setiap satu tahun sekali. Kegiatan ini dapat diisi oleh mahasiswa, staf pengajar, alumni dan stakeholder sebagai pengguna alumni. Pada survey tracer study untuk alumni, informasi yang diperoleh mencakup kesesuaian pekerjaan dengan bidang studi, lama masa tunggu lulusan mendapat pekerjaan, status karir lulusan, dan penghasilan. Sedangkan survey kepuasan pengguna antara lain meliputi keprofesionalan lulusan dalam bekerja, integritas lulusan dan komunikasi dalam bahasa inggris. Hasil dari tracer study dan survey kepuasan pengguna digunakan untuk memperbaiki kurikulum, Learning Outcome, intended degree profile, dan module handbook.
Evaluasi Kinerja FMIPA dilakukan setiap tahun berdasarkan renstra dan program kerja yang sudah disusun. Hasil evaluasi berupa laporan kinerja tahunan yang digunakan untuk perbaikan program kerja berikutnya. Hasil dari penjaminan mutu disosialisakan melalui leaflet promosi FMIPA, kegiatan sosialisasi orang tua mahasiswa baru, dan website FMIPA (http://fmipa.um.ac.id/index.php/2019/11/12/download/.
Dalam rangka menunjang sistem penjaminan mutu, UM telah mengembangkan beberapa aplikasi untuk menunjang tugas penjaminan mutu. Adapun aplikasi yang telah dibuat yaitu monitoring-kinerja (www.monitoring-kinerja.um.ac.id)*, Sistem Informasi akademik / SIAKAD (www.siakad.um.ac.id)*, survey kepuasan pengguna (www.survei.um.ac.id), Audit Mutu Internal (www.aima2.um.ac.id)*, sistem informasi akreditasi prodi (www.spm.um.ac.id/akreditasi), sistem informasi penelitian dan pengabdian (www.litabmas.um.ac.id)*, dan sistem informasi kerjasama (www.sikarsa.um.ac.id)*.
* Link hanya bisa diakses dari akun UM